WS#38278: Einrichtung und Funktionsweise des mail alliance Clearing Interface

mail alliance Clearing Interface

Das mail alliance Clearing Interface ist ein Zusatzmodul zu CodX PostOffice für die tägliche Aufbereitung der Clearing-Daten des Zustellnetzwerks mail alliance. Weitere Informationen ist der Produkt-Info zu entnehmen.

CodX PostOffice Version V2015.03 oder höher

Die Installation und die Konfiguration des mail alliance Clearing Interfaces ist in der Online-Hilfe von CodX PostOffice beschrieben. Sollten Sie bei der Konfiguration Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Konfiguration des Zeitpunkt für die Erstellung der Clearing-Dateien

Die Dateien für das mail alliance Clearing-System werden zu einem bestimmten Zeitpunkt vom mail alliance Clearing Interface automatisch erstellt. Diese müssen jedoch manuell ins Tomato-System vor dem Tagesabschluss (11:59 Uhr) importiert werden.

Die Dateien sollten frühestens nach der Tagesgrenze von CodX PostOffice (normalerweise 9 Uhr) und nicht später als der Tagesabschluss (11:59 Uhr) erstellt werden. Der Zeitpunkt kann am mail alliance Clearing Interface frei gewählt werden. Wir empfehlen, den Zeitpunkt auf 11 Uhr zu legen. Damit ist genügend Zeit vorhanden um die Daten wenn nötig vorgängig zu prüfen und ins Tomato-System einzuspielen.

Das mail alliance Clearing Interface ermittelt alle Sendungen, gruppiert nach den Partnern, bei welchen das Planzustelldatum mit dem Datum der Erzeugung der Dateien übereinstimmt. Das Tomato-System berechnet sich aufgrund des Zeitpunkt der Datenübertragung das entsprechende Einspeisedatum inklusive Wochenende- und Feiertagsregelung. Wie das genau erfolgt, kann bei mail alliance nachgefragt werden.

Unter Einstellungen --> Schnittstellen --> Mail Alliance Clearing Interface ist zu definieren, wo die Ausgabedateien abgespeichert werden sollen. Weiterhin kann man den Export manuell anstossen oder einen täglichen Export zu einem definierten Zeitpunkt einrichten.

Einrichtung eines mail alliance Partners

Der Partner muss zunächst als Dienstleister im System bekannt sein. Dazu in den Einstellungen von CodX PostOffice unter Einstellungen --> Extras --> Dienstleister den entsprechenden Datensatz suchen. Ist der Dienstleister hier nicht aufgeführt, kann dieser als lokaler Mandant über den Hinzufügen-Button rechts ergänzt werden. Ist der Partner bereits in der Liste, so wird dieser ausgewählt und bearbeitet.
 
Beim Hinzufügen oder Bearbeiten erscheint der Dialog „Detail: Dienstleister“. Hier sollte als Dienstleistergruppe  „Mail Alliance“ gewählt werden und als Partnernummer wird die Mail Alliance Systempartnernummer (SYP) vergeben. Ist die Dienstleistergruppe "Mail Alliance" nicht auswählbar, müssen Sie den Dialog abbrechen und im oberen Teil der Einstellungsseite Dienstleister die Gruppe anlegen. Dies bringt Ihnen Vorteile bei der späteren Verwaltung der Dienstleister und hat keinen Einfluss auf die Funktionsweise des Moduls.

Der Partner muss für das mail alliance Clearing Interface aktiviert werden. Dies erfolgt durch das Setzen der Einstellung 'SendToMailAllianceClearingInterface' in den Einstellungen des entsprechenden Dienstleisters.

Als nächstes muss geprüft werden, ob für den Partner eine Dienstleisterzone angelegt ist. Dazu unter Einstellungen --> Verwaltung --> Tarifmodell --> Dienstleister / Zonen einen entsprechenden Eintrag erzeugen oder kontrollieren, ob es schon einen gibt.

ACHTUNG: auch der eigene Dienstleister MUSS hier mit der korrekten mail alliance Clearing Nummer versehen werden, damit der Export funktioniert.
 
Der Letzte Schritt ist die korrekte Zuweisung der Dienstleisterzone am Bezirk. Dazu im Modul BV Bezirksverwaltung --> Bezirke den entsprechenden Bezirk suchen, bearbeiten und die Dienstleisterzone für die Sortierung anpassen. Anschliessend müssen Sie den Bezirk wieder frei schalten.

Nun werden alle Sendungen die in den bearbeiteten Bezirk fallen dem Partner zugeschrieben und entsprechend im Export gezählt.

mail alliance Clearing Interface PLUS

Das mail alliance Clearing Interface PLUS bietet eine Zusatzfunktion zum Umbuchen von Produktcodes an.

Es gibt Fälle, wo es sich aus operativen oder logistischen Gründen nicht rechnet, eine Unterscheidung zwischen den Produkten 'TP Info' (T1104001, T1104002, T1104003, T1104004) und 'Standard' (T1101001, T1101002, T1101003, T1101004) zu machen, weil die Sendungsmenge dafür zu klein ist. In diesem Fall werden die 'TP Info' als normale 'Standard' versendet.

Mit mail alliance Clearing Interface PLUS können Sie pro Partner einstellen, ob die Produkte 'TP Info' automatisch auf 'Standard' umgebucht werden sollen. Die Umbuchung findet automatisch statt und alle Clearing-Daten werden in einem Export-File zusammengefasst.

Leistungsmapping für mail alliance Clearing Interface PLUS

Unter Einstellungen --> Verwaltung --> Tarifmodell --> Leistungen eine Leistung wählen. Im Detaildialog den Button „Einstellungen“ auf der rechten Seite klicken. Nun kann aus einer Dropdown Liste die Leistung auf eine Mail Alliance Leistung gemappt werden.

Achtung: sollte keine Dropdownliste für das Mapping vorhanden sein, ist das Modul nicht korrekt installiert.

Soll für einen Partner keine Aufteilung nach 'Standard' und 'TP Info' erfolgen, so ist dies in der Partnerdefinition zu hinterlegen. Hier wird die Partnernummer unter Einstellungen --> Extras --> Dienstleister mit der Information NO INFO ergänzt,  zum Beispiel '1234,NO_INFO'. Dieser Partner bekommt dann alle Mengen als Standardsendungen gemeldet.

Somit ist es möglich mit dem mail alliance Clearing Interface PLUS auch das Clearing der Citipost Verbundpartner abzubilden.

Produktliste mail alliance

Die Produktliste enthält die nötigen Informationen zu allen Artikeln des mail alliance Clearing Interface. Das umfasst Parameter wie Produkttyp (Leistung), Artikeldimensionen (Format, Gewicht) und verschieden Produktcodes. Die Produktliste wird durch CodX Software zum Download zur Verfügung gestellt. Laden sie diese Datei herunter und ersetzen sie auf dem Applikations-Server die gleichlautende Datei im Programm-Verzeichnis von CodX PostOffice. Mehr Informationen dazu finden sie in der AdminDoc. Somit stehen beim nächsten Start die neusten Produkte bereits zur Verfügung. Sofern neue Produkttypen dazugekommen sind, müssen diese noch Leistungen zugewiesen werden.    
ACHTUNG: Die Produktliste soll nicht verändert werden.  

Prozess für den Datenimport in Tomato

Der tägliche Prozess für den Datenimport in Tomato ist wie folgt:

  • Die Import-Dateien werden durch das mail alliance Clearing Interface täglich automatisch erzeugt (z.B. 11 Uhr, siehe oben) und in ein definiertes Verzeichnis abgelegt. Der Dateiname enthält den Datums- und Zeitstempel der Erstellung der Dateien.
  • Die Import-Dateien werden im Tomato-System importiert. Dies ist in der Bedienungsanleitung von Tomato beschrieben.
  • Die importierten Daten können in Tomato kontrolliert, ergänzt, korrigiert oder gelöscht werden.
  • Wenn alle Daten korrekt sind, jedoch spätestens um 11:59 Uhr wird im Tomato-System der Tagesabschluss ausgelöst (siehe dazu Bedienungsanleitung von Tomato).

Wochenende und Feiertage

An Wochenende oder an Freiertagen erfolgt normalerweise kein Datenimport ins Tomato-System. Dies ist auch nicht erforderlich.

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Anwendungsfälle, je nach dem, ob der einspeisende Zustelldienst am Samstag eine Zustellung macht oder nicht.

Keine Samstagszustellung

Erfolgt am Samstag keine Zustellung, so wird in der Produktion vom Freitag durch CodX PostOffice das Planzustelldatum automatisch auf den darauffolgenden Montag gesetzt. Somit enthalten die Import-Dateien, welche am Samstag und am Sonntag erstellt werden, keine Daten (leere Dateien).

Somit werden am darauffolgenden Montag die Dateien vom Samstag, Sonntag und Montag in Tomato importiert. Da das Tomtato-System das Einspeisedatum aufgrund der Wochenend- und Feiertagsregelung automatisch berechnet, sind die Daten damit korrekt.

Mit Samstagszustellung

Wenn samstags zugestellt wird, so erhalten die Sendungen, welche am Freitag produziert werden automatisch das Planzustelldatum vom Samstag. Somit enthält auch die Import-Datei vom Samstag die entsprechenden Daten. Diese können am Samstag noch in Tomato importiert werden, ist jedoch nicht zwingend notwendig. Die Import-Datein vom Sonntag und Montag werden demzufolge keine Daten enthalten, weil am Samstag und Sonntag nicht produziert wurde.

Am darauffolgenden Montag werden die Dateien vom Samstag (falls noch nicht importiert), Sonntag und Montag in Tomato impotiert. Da das Tomato-System das Einspeisedatum aufgrund der Wochenend- und Feiertagsregelung automatisch berechnet, sind die Daten damit korrekt.

CodX PostOffice Version älter als V2015.03

Die in dieser Version von CodX PostOffice werden die neuen Produkte von mail alliance nicht unterstützt. Somit kann das Modul mit dieser Version nicht mehr eingesetzt werden.

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