WS#38409: Howto: SEPA Direct Debit


2.7.2013 / LE, RM

Was ist zu erledigen, damit der Dienstleister SEPA-Rechnungen ausstellen kann?

  • Bei CodX Software AG muss eine SEPA-Lizenz beantragt werden.
  • Für SEPA braucht es eine Gäubiger-ID, die bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden kann.
  • Diese Gläubiger-ID pflegt man in den Einstellungen des FA-Rechnungsmandanten ein.
    Zusätzlich soll hier eine Adresse (Gläubigerdaten) erfasst werden, die jeweils ins SEPA-Mandat übernommen wird.
  • Bei den Zahlungsbedingungen können mehrere Texte erfasst werden (pro Rechnung, SEPA, Einzugsermächtigung und Gutschrift).
    Bei allen vorhandenen Zahlungsbedingungen wurden Standardtexte abgefüllt. Diese können nach den eigenen Wünschen angepasst werden.

WICHTIG:
Eine SEPA Rechnung muss zwingend die folgenden Werte enthalten:

  • Endbetrag
  • Mandatsreferenz
  • Gläubiger-ID
  • Fälligkeitsdatum

Folgender Zahlungsbedingungs-Text kann als Beispiel verwendet werden:
Unsere Forderung in Höhe von EUR &&EndBetrag&& ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat Nr. &&MandateReferenz&& zu der Gläubiger-Identifikationsnummer &&GlaeubigerID&& von Ihrem Konto IBAN &&Kto&& bei der Bank &&Bank&& BIC &&Blz&& zum Fälligkeitstag &&FaelligkeitsDatum&& ein.
Wir bitten Sie für Kontodeckung zu sorgen.

  • SEPA Mandat für entsprechende Kunden erfassen (in der Kundenverwaltung, Register Rechnungsdefinition).
  • SEPA auswählen und mit Hinzufügen neues Mandat erfassen.
    Es müssen alle verlangten Eingaben gemacht werden; Status Mandat inaktiv (somit werden noch keine SEPA Rechnungen erzeugt).
  • Dokument Drucken und dem Kunden zum Unterschreiben zustellen.
  • Unterschriebenes Dokument einscannen und unter SEPA Mandat, Vertrag ablegen.
    Das Datum Gültig ab sollte dem Unterschriftsdatum - bzw. dem aktuellen Datum - entsprechen.
  • Status Mandat neu setzen.
    Nach der ersten erstellten Rechnung wird dieser automatisch auf gebraucht gesetzt.
  • Ab dem Datum Gültig ab werden nun für diesen Kunden SEPA Rechnungen erstellt.

Der Dienstleister hat sicherzustellen, dass er den Prozess für die Benachrichtigung (auch Rechnungszustellung oder Pre-Notification genannt) des Kunden angepasst hat.

 

Wie wird eine SEPA-Rechnung erstellt?

Ist in der Kundenverwaltung Register Rechnungsdefinition SEPA ausgewählt und ein gültiges Mandat vorhanden, so werden SEPA-Rechnungen erstellt.
Ist kein gültiges Mandat vorhanden, wird eine Einzugsermächtigung (früher LSV) erstellt sofern in den Rechnungsdefinitionen Einzugsermächtigung ausgewählt ist.
Ist keines von beiden vorhanden, wird eine gewöhnliche Rechnung erstellt.

 

Was muss bei einer SEPA Rechnung beachtet werden?

  • Eine SEPA Rechnung wird erstellt.
    Dabei werden verschieden Datum berechnet (Pre-Notification, Zu Exportieren, Fälligkeitsdatum).
  • Für die Datumsermittlung (Zu Exportieren, Fälligkeitsdatum) werden nur die Arbeitstage berücksichtigt. Das heisst die Eingetragenen Feiertage werden mitberücksichtigt.
    Für das Datum Pre-Notification werden die Kalendertage gezählt.
  • Die Rechnung abschliessen, ausdrucken und dem Kunden zustellen.

WICHTIG:
Die Information an den Kunden soll vor dem Pre-Notification Datum erfolgen!

  • Mittels FIBU-Export werden die Rechnungsdaten an ein Drittsystem weitergegeben, welches diese Daten der Bank weiterleiten soll. Der FIBU Export soll vor dem Datum Zu Exportieren erfolgen.
  • Der Zahlungsvorgang wird am Fälligkeitsdatum ausgelöst.

 

Weitere Infos zu SEPA-Mandat

  • Das SEPA-Lastschriftmandat verbleibt dauerhaft beim Zahlungsempfänger und muss dort bis zu 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug im Original verwahrt werden.
  • Eine Mandatsänderung muss dem Zahlungsempfänger in schriftlicher Form zugestellt werden.
  • SEPA-Mandate können geändert oder gelöscht werden, auch wenn bereits Rechnungen existieren.
    Dabei erfolgt keine Überprüfung; auch nicht, wenn der Gültigkeitsbereich verändert wurde.
  • Für die Mandatsreferenz wird ein UPOC vorgeschlagen. Dieser kann aber durch eine eindeutige Bezeichnung ersetzt werden.
  • Importierte SEPA-Mandate (Master Import) können nur verändert werden, wenn zuerst der Master auf User-Interface gewechselt wird. Somit werden diese Daten aber nicht mehr durch den Import aktualisiert!
  • Exportiert werden alle SEPA-Mandatsdaten.
  • FIBU-Export:
    • Beim FIBU-Export wird nicht überprüft, ob die Rechnung zu spät exportiert wird.
    • Beim FIBU-Export wird nicht überprüft, ob die Rechnung zu früh exportiert wird (frühestens 14 Tage vor Fälligkeit).
    • Dies muss durch das Drittsystem sichergestellt werden.

 

Filtermöglichkeit bei Rechnungen

Filtermöglichkeit Warnung
Ist diese aktiviert, werden nur Rechnungen angezeigt die mindestens eine noch nicht quittierte Warnung aufweisen.

Folgende Warnungen bestehen heute:

  1. Kein gültiges SEPA-Mandat gefunden
  2. Die Zahlungsfrist Netto muss grösser sein als die SEPA-Mandat Einstellung Pre-Notification! SEPA-Mandat wurde aber vergeben.
  3. In den Rechnungsdefinitionen ist SEPA nicht ausgewählt.
  4. Die Zahlungsfrist Netto beträgt 0 Tage! Diese muss grösser sein als die SEPA-Mandat Einstellung Pre-Notification (-> keine SEPA-Rechnung)
  5. Das Pre-Notifications Datum der Rechnung liegt in der Vergangenheit.

Die Warnungen 1-4 werden durch den Rechnungsserver angelegt.
Die Warnung 5 wird beim Schliessen einer Rechnung oder beim Abschliessen von Rechnungen angelegt.

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