WS#49176: Versandformulare mit Intranet Lösung erstellen

Versandformular

Ein Versandformular ist eine Art Deckblatt, welches für interne Sendungen (Briefe, Pakete) ausgedruckt und der Sendung beigelegt wird. Das Versandformular enthält alle für die Logistik relevanten Daten und wird durch den Absender der Sendung selbständig und einfach erstellt.

Intranet Lösung

Das Versandformular wird vorzugsweise mittels einer Intranet Lösung erstellt. CodX PostOffice bietet selber keine Intranet Lösung für die Erstellung der Versandformulare an. Hingegen wird ein Web Service angeboten, über welche die Intranet Lösung die Daten von CodX PostOffice austauschen kann.
Damit kann die Funktion von Versandformularen einfach in eine bestehende Intranet Lösungen integriert werden.

Lizenzen

Damit die Funktion des Web Services verfügbar ist, muss die Lizenz 'CodX PostOffice Web-Service Versandformular' vorhanden sein. Diese wird nach den Anzahl vorhandenen Personen in der Personen-Datenbank lizenziert. Sind zu wenig Lizenzen vorhanden, so bringt der Web Service eine entsprechende Fehlermeldung.

Intranet

Die Web-Seite der Intranet Lösung könnte wie folgt aussehen:

Beispiel Intranet Lösung für Versandformular

Prozess

Der Prozess für die Erstellung und Verwendung von Versandformularen sieht wie folgt aus:

  • Die Intranet Lösung bietet ein User Interface um sich am System zu identifizieren (Logon). Die Identifizierung ist ein Teil der Intranet Lösung. Der angemeldete Benutzer wird als Absender von Sendungen verwendet.
  • Die Intranet Lösung stellt eine Text-Eingabe für die Suche nach Empfänger bereit. Der Benutzer gibt entsprechende Suchbegriffe ein, welche von der Intranet Lösung an den Web Service von CodX PostOffice versandt werden.
  • Der Web Service von CodX PostOffice sucht anhand der Suchbegriffe die möglichen Empfänger und gibt diese an die Intranet Lösung zurück. Empfänger können einzelne Personen, Kunden oder Kostenstellen (Abteilungen) oder Logistikeinheiten (Büro, Ablage usw.) sein.
  • Die Suchergebnisse werden von der Intranet Lösung in einer Liste angezeigt. Die Intranet Lösung kann selber Filter- und Sortierfunktionen für die Darstellung anbieten.
  • Der Benutzer wählt den gewünschten Empfänger aus. Optional kann der Benutzer noch eine Kurznachricht verfassen, welche auch auf das Versandformular gedruckt wird. Anschliessend startet er die Erstellung des Versandformulars.
  • Die entsprechenden Daten werden von der Intranet Lösung an den Web Service von CodX PostOffice gesendet. Der Web Service erstellt das entsprechende Versandformular und sendet dies als PDF-Datei an die Intranet Lösung zurück. Das Versandformular enthält alle notwendigen Daten der Sendung.
  • Das Versandformular wird durch den Benutzer ausgedruckt und der Sendung beigelegt. Die Sendung wird entsprechend versendet.

Vorteile

Der Prozess bietet folgende Vorteile:

  • Schnelle und einfache Suche von Empfängern: Die möglichen Empfänger werden schnell und einfach über die Suchfunktion gefunden. Dies ist auch dann sehr schnell, wenn mehrere 10'000 mögliche Empfänger vorhanden sind!
  • Empfängeranschrift ist korrekt: Da die Daten direkt aus CodX PostOffice angefordert werden, sind diese jederzeit korrekt.
  • Absender ist bekannt: Da sich der Benutzer an der Intranet Lösung anmelden muss, ist dieser bekannt und wird an CodX PostOffice übergeben. Dies ist insbesondere wichtig für die Kostenaufteilung oder die Nachvollziehbarkeit (Statistik).
  • Keine Erfassung der Sendung notwendig: Da CodX PostOffice die Sendungsdaten über den Web Service bereits vorliegen, müssen diese nicht mehr erfasst werden.
  • Track&Trace: Die Sendung wird automatisch und ohne Mehraufwand ins Track&Trace aufgenommen. Es sind keine zusätzlichen Schritte für die Erfassung notwendig.
  • Standardisiertes Verfahren: Der interne Versand von Sendungen wird mit Versandformularen stark standardisiert. Dies gilt für Briefe wie auch für interne Pakete.
  • Varianten von Versandformularen: Sie sind frei in der Gestaltung der Versandformularen. Unterschiedliche Versandformulare je nach Absender, Leistung oder anderen Kriterien ist möglich.

 

Weitere Informationen

Detaillierte technische Informationen finden Sie in der AdminDoc von CodX PostOffice.

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